Instrumentação do Ciclo — Mapa de Melhorias da MIA

Decisão de arquitetura (a raiz)

Quem é a fonte de verdade do estado do ciclo?

→ Caminho C (híbrido), por dedução da venda. A venda promete relatório acertivo e kanban autogerenciável. Só o híbrido entrega os dois sem mentir.

Camada	Fonte	Papel
Estado do ciclo agendado→confirmado→compareceu→reativado	Postgres `:5433 <schema>.appointments`	Fonte canônica. Já existe, já é gravada (Hugo 06/06, Nathalya 02/06).
Telemetria de atendimento custo token, performance, desfecho	Banco do Chatwoot fork	Fonte nova. ⚠️ A `:5433 interactions` congelou em 04/05 (telemetria migrou) — NÃO usar como fonte viva.
Visão de trabalho funil que a secretária vê	Kanban Chatwoot	Espelho event-driven do estado. Modelo: workflow de referência `pyyqcJFMahnUuGIE` (eventos `kanban_task_overdue`/`kanban_task_updated` disparam automação — não é cron).
Os 3 relatórios	Projeções da base acima	Mesma base, 3 recortes.

Faseado: começar gravando o ciclo certo no appointments (Fase 1) → relatório do cliente (Fase 2) → kanban autogerenciável (Fase 3) → relatórios internos (Fase 4) → pós-venda/encaixe (Fase 5). Cada fase entrega valor sozinha.

O mapa do ciclo

Cada passo: o que a venda promete · o que o sistema faz HOJE · a melhoria a fazer · a dor que mata (com número) · qual relatório alimenta.

[M] Marketing (MB360) [I] Interno MiaConecta (produto) [C] Cliente (clínica)

0 Origem — de onde veio o lead [M] principal[C] secundário

Venda"sabemos qual anúncio/canal traz paciente de verdade, não só clique."

Hoje❌ não grava origem do lead em lugar nenhum.

Melhoriacampo appointments.origem_lead (orgânico/anúncio/indicação/recorrente) + capturar canal no 1º contato.

Dor~60% das clínicas gastam em mídia sem saber o que vira paciente. Marketing às cegas.

1 Chega — atendimento (o ponto forte que já existe) [I]

Venda"ninguém fica sem resposta, 24/7 — e entende áudio e foto do paciente."

Hoje✅ forte. Bot atende, debounce (parece gente, não responde balãozinho por balãozinho), multimodal (transcreve áudio / descreve imagem), fallback de LLM. Vivo.

Melhoriapouca — apenas logar o desfecho do 1º contato (ver passo 2).

Dorlead fora do horário some. (É o clichê — peso menor; não é o eixo.)

2 Qualifica / Converte — a maior perda (chega→agenda) [I][C]

Venda"transforma quem chegou em consulta marcada — não deixa o paciente se perder no caminho."

Hoje⚠️ o agent qualifica, mas o sistema não mede quem chegou-e-não-agendou nem o porquê. O custom_attribute atendimento_fluxo existe (desenhado como funil) mas está 100% vazio — o workflow não preenche.

Melhoriapopular atendimento_fluxo a cada transição (entrou→follow-up N→agendado/perdido) via conversations_set_custom_attributes + logar motivo de perda.

Dor6 a 7 de cada 10 que chegam nunca agendam. A maior dor do mercado — e hoje invisível.

3 Agenda — escreve na agenda real [C][M]

Venda"agenda sozinha, na hora, na agenda de verdade (Google Calendar)."

Hoje✅ cria/remarca/cancela evento no Google Calendar + grava em appointments. Vivo (Hugo 06/06).

Melhoriaenriquecer o registro — procedimento, valor, profissional real (hoje quase sempre "a definir"). Estruturado, não em texto livre.

Doragenda manual/telefone, recepção sobrecarregada; sem ticket médio não há previsibilidade de receita.

Relatório[C][M](conversão até agendar)

4 Confirma — fecha a presença [C]

Venda"confirma a consulta pra não furar a agenda."

Hoje⚠️ manda o lembrete (grava o timestamp do envio) mas não capta a resposta do paciente. status só tem agendado/cancelado/no_show — falta confirmado.

Melhoriastatus confirmado + confirmado_em (capturar a resposta ao lembrete, não só o envio).

Doragenda cheia no papel, vazia na prática. Sem taxa de confirmação não dá pra prever o dia.

5 Comparece / No-show — kanban autogerenciável [C][I]

Venda"reduz o não-comparecimento e age na hora quando alguém falta."

Hoje⚠️ no_show existe mas volume baixíssimo; não há status realizado ("compareceu" hoje é inferido por ausência de no-show — frágil).

Melhoriastatus realizado + no-show kanban autogerenciável: card no funil = máquina de estados; evento kanban_task_overdue dispara a ação (cobrar confirmação / marcar no-show / oferecer reagendar). Modelo direto do pyyqcJFMahnUuGIE.

Dor20–30% de no-show no mercado. Cadeira vazia = prejuízo direto.

6 Reativa / Recupera — o que já é forte [C][I]

Venda"não deixa lead esfriar nem cadeira vazia — vai atrás sozinha."

Hoje✅ Recuperador Universal ATIVO (9u6lrdM5Y2I9o23M, a cada 30min, multi-tenant). Avalia histórico com IA, decide se vale insistir, espaça anti-banimento, e ao esgotar entrega o lead "mastigado" pro atendente.

Melhorialigar o Recuperador ao kanban (perdido→reativar) + gravar o resultado da reativação no ciclo (reativou? virou agendamento?).

Dor~30% não voltam; lead frio abandonado.

7 Pós-venda / Retorno (LTV) — mais maduro, Fase posterior [C]

Venda"cuida do paciente pra ele voltar" (retorno, recorrência).

Hoje⚠️ parcial.

Melhoriafluxo de retorno/recall (a referência fazer.ai já tem o esqueleto). Fase 5.

DorLTV baixo, sem recorrência sistemática.

Futuro — Encaixe de cadeira vazia

Quando alguém cancela/falta, o sistema oferece a vaga pra quem está na fila de espera. Ataca "cadeira vazia" de frente. Fase 5+, mais avançado — fica mapeado, não agora.

Os 3 relatórios

Mesma base, recortes diferentes.

[M] Marketing (MB360)

interno

Objetivo: otimizar a grana de tráfego — saber qual canal traz paciente que agenda e comparece, não só clica.
Métricas: leads por canal · conversão chega→agenda→comparece por canal · custo por paciente real (não por lead) · ticket médio por canal.
Fonte: appointments.origem_lead + funil até comparecer (Postgres) + sinais Chatwoot.
Dor que mata: "gasto em anúncio sem saber o que vira paciente."

[I] MiaConecta

interno (produto)

Objetivo: melhorar o bot — prompt, performance, análise.
Métricas: onde o bot perde o paciente (e por quê) · taxa de escalonamento pra humano · qualidade do prompt por cliente · custo de token por conversa · latência/performance.
Fonte: banco do Chatwoot fork (telemetria nova) + desfecho de conversa logado. ⚠️ NÃO usar :5433 interactions (congelada 04/05).
Dor que mata (nossa, equipe): "melhorar o bot às cegas, sem saber onde ele falha."

[C] Cliente (clínica)

agrega valor, vai pro cliente

Objetivo: provar resultado e segurar o cliente (retenção/justifica preço).
Métricas: funil do mês (leads→agendados→confirmados→comparecidos→reativados) · no-show% · agendamentos · reativações · comparação mês a mês.
Fonte: appointments (ciclo instrumentado) + Chatwoot.
Dor que mata: "a clínica não sabe o próprio número" — sem previsibilidade.

Faseamento de construção

Uma parte de cada vez.

Fase	O quê	Por que primeiro	Destrava
1. Instrumentar o ciclo	Campos novos em `appointments` (`origem_lead`, `status` `confirmado`/`realizado`, `confirmado_em`, `procedimento`/`valor`) + popular `atendimento_fluxo` + logar desfecho de conversa	Sem dado certo, nenhum relatório existe. É a base de tudo.	Todos os 3 relatórios
2. Relatório do Cliente [C]	Painel do funil do mês, no-show%, mês a mês	Maior valor de venda; lê direto o ciclo instrumentado	Prova de valor + retenção
3. No-show kanban autogerenciável	Card event-driven (`kanban_task_overdue`) + status `realizado`	Promessa central da venda; modelo pronto na referência	"age na hora quando falta"
4. Relatórios internos [M] [I]	Marketing (canal→paciente real) + MiaConecta (prompt/perf via Chatwoot fork)	Otimização contínua; menos urgente que a prova ao cliente	Marketing data-driven + melhoria de prompt
5. Pós-venda + encaixe de vaga	Recall/recorrência + preenchimento de cadeira vazia	Mais maduro; depende do resto rodando	LTV / ocupação

Notas factuais

Validar antes de construir cada fase.

⚠️:5433 interactions congelada desde 04/05 — telemetria migrou pro Chatwoot fork. Confirmar schema/tabelas do fork antes da Fase 4.

⚠️atendimento_fluxo (Chatwoot custom_attribute) existe mas vazio — Fase 1 precisa o workflow setar a cada transição.

⚠️appointments: Hugo/Nathalya gravando; Mais Saúde (21/05) e Carlos (14/05) mais lentos — checar se é sazonal ou config de cliente antes de generalizar relatório.

⚠️Kanban hoje subutilizado (equipe trabalha na fila de conversas, não arrastando card) — a Fase 3 (card que avança sozinho) resolve isso e é o que torna o kanban real.

✅Recuperador ativo e multi-tenant — base sólida pra Fase 5.

📎Referência pyyqcJFMahnUuGIE = template fazer.ai "Secretária v3", active=false, base de estudo (não produção). Reaproveitar: criação de board/labels (WF 00) + gatilho de no-show (WF 08).